Weerstand. Hoe pak je het aan?

Weerstand is te beïnvloeden en zelfs te voorkomen. De manier waarop je veranderingen aanpakt zijn hiertoe cruciaal en uiteraard afhankelijk van de specifieke situatie. De kunst van het management is om ‘achter’ of ‘voorbij’ de weerstand te kijken om erachter te komen wat de oorzaken zijn van verstorend gedrag. Pas als dit duidelijk is kunnen de juiste maatregelen worden genomen die bijdragen aan de verandering die je door wilt voeren.

Stap 1* Waarnemen

Gedrag op:

• Individueel niveau
• Groepsniveau

Stap 2** Analyseren

Oorzaken van weerstand:

• Oneens zijn
• Bedreiging van positie
• Bedreiging van corporate values
• Ambiguiteit
• Angst voor incompetentie
• Gebrek aan invloed
• Onvoldoende visie, richting
• Persoonlijke agenda
• Gebrek aan legitimatie van verandering

Stap 3*** Vertalen

Aanpak weerstand:

• Noodzaak vergroten
• Emotioneel vs. zakelijk
• Loslaten bestaande vs omarmen nieuwe
• Ruimte voor rouwproces
• Duidelijkheid geven
• Zeggenschap geven
• Bespreekbaar maken competing commitments
• Transformationeel leiderschap
• Neutraliseer opponenten
• Politiek draagvlak
• Creëer lerende organisatie/ opleidingen

* Bij stap 1 is patroonherkenning belangrijk. Eén keer een symptoom is uniek. Twee keer is bijzonder. Drie keer is een patroon. De vraag is dus welke gedragingen van individuen en de groep zichtbaar zijn.

** Bij stap 2 is het doel te doorgronden wat nu de oorzaken zijn van weerstand. Dat doe je door ‘achter’ de weerstand te kijken. Wat zijn de belangen van teamleden? Wat is het belang van de groep? Welke problemen, kansen en angsten brengen de veranderingen met zich mee?

Achter de weerstand kijken kan (als voorbeeld) eenvoudig d.m.v. een vragenlijst die je afstemt op de context. Als voorbeeld:

1. De visie/ doel/ koers van mijn organisatie/ afdeling is mij duidelijk. score-schaal 1-5
2. Ik begrijp hoe mijn werk bijdraagt aan het geheel. score-schaal 1-5
3. Ik mag meebepalen waar we naar toe gaan. score-schaal 1-5
4. Ik zie mijn toekomst met vertrouwen tegemoet. score-schaal 1-5
5. Ik werk in een open klimaat met vertrouwen onderling. score-schaal 1-5
6. Het leiderschap van de verandering inspireert mij. score-schaal 1-5
7. Er wordt geïnvesteerd in mensen. score-schaal 1-5
8. Mijn positie wordt in de nieuwe setting verbeterd. score-schaal 1-5
9. Ik zou effectiever kunnen zijn dan ik nu ben. score-schaal 1-5

*** Bij stap 3 kan de aanpak bepaald worden. Dat kan simpel zijn of een stuk complexer. Als teamleden niet weten wat het doel (of doelen) is van de verandering ligt er een taak op het gebied van informatievoorziening (en communicatie). Als het management geen heldere koers vaart wordt e.e.a. complexer.

Welke maatregelen zijn te nemen om weerstand te elimineren?

1. Duidelijkheid en invloed

Zorg voor duidelijkheid inzake wat er van mensen verwacht wordt.

Beantwoord kernvragen als wie, wat, waarom, wanneer, hoe zo duidelijk mogelijk.

Geef medewerkers invloed.

2. Noodzaak van de verandering

Geef antwoord op/ inzicht in de vraag waarom we doen wat we (moeten) doen.

3. Leiderschap

De volgende positieve gedragingen van een leider dragen bij aan minder weerstand:

1. Zorg voor een duidelijke toekomstvisie
2. Stimuleer en faciliteer het acceptatieproces van de doelen die de groep als geheel moet omarmen.
3. Communiceer hoge prestatieverwachtingen (professionals willen uitgedaagd worden).
4. Voorzie in intellectuele stimulatie en ondersteuning (school mensen waar nodig)
5. Wees een rolmodel dat past bij het gewenste gedrag of de gewenste situatie.
6. Ondersteun de medewerkers en sta achter hen.

4. Zorg voor politiek draagvlak

Krijg actieve en zichtbare steun van de individuen in de top van de organisatie. Zij die de meeste macht of invloed hebben, en die dat laten zien, kunnen ervoor zorgen dat de acceptatiegraad van de verandering wordt vergroot. Daarnaast moet het management als rolmodel (goed voorbeeld doet goed volgen) actief sturen. Medewerkers verwachten dat van hen.

5. Bespreekbaar maken van competing commitments

Bij cc vertonen mensen weerstand ondanks dat ze hun taken aankunnen en de veranderingen zien zitten. Deze groep mensen (die vaak al langer in dienst zijn) zijn/ worden passief en zijn/ worden immuun voor veranderingen. Emotioneel hebben zij al afscheid genomen van de organisatie.

6. Leid mensen op

Veel mensen laten zich regeren door angst. Angst voor te toekomst in/ van de organisatie en het eigen functioneren daarin kan leiden tot weerstand. Zie veranderingen als een zakelijke deal en geef mensen antwoord op de vraag ‘What’s in it for me?’. Opleiden geeft houvast en geeft een gevoel van grip en competentie.

7. Beloon constructief gedrag

Positieve feedback van een manager levert een belangrijke bijdrage aan de acceptatie van veranderingen.

8. Creëer een lerende organisatie

In een lerende organisatie adopteren medewerkers nieuwe ideeën makkelijker, delen ze visies met elkaar en werken ze beter samen. De voorwaarde om tot een lerende organisatie te komen is dat er commitment moet zijn aan de koers, aan de verandering, aan de richting. Daarna is het van belang dat er een informele organisatiestructuur wordt opgetuigd waarin multidisciplinaire teams prettig kunnen samenwerken. Formele grenzen en veel hiërarchie werkt daarbij negatief. Platte organisatiestructuren werken in dezen beter. Pas dan kun je werken naar een open organisatiecultuur waarin groei, risico en openheid gestimuleerd wordt.

9. Stuur zowel op zakelijk als op emotioneel niveau

Elke verandering heeft een zakelijke en emotionele kant. Je wilt de krachten om het bestaande te handhaven verzwakken (te herkennen aan weerstand en passiviteit) en vernieuwende krachten stimuleren. In de combi hiervan  krijg je vier bepalende elementen die helpen om weerstand te managen: